Välkommen till Pro Memoria

Antagna vid föreningsmötet den 13 november 2018

§ 1 Föreningens syfte är att främja Riksarkivets verksamhet.

§ 2 Medlemskap i föreningen kan erhållas av svenska och utländska fysiska och juridiska personer.

• Årligen betalande medlem (fysisk eller juridisk person) erlägger den vid årsmötet beslutade avgiften.

• Familjemedlem får medlemskap utan årsbok mot erläggande av halv årsavgift.

• Fysisk person blir ständig medlem genom att erlägga en engångsavgift motsvarande femton årsavgifter.

• Fysisk person blir stödjande medlem genom att i engångsavgift erlägga minst trettio årsavgifter.

• Fysisk person som fyllt 65 år blir ständig medlem genom att erlägga tio årsavgifter och stödjande medlem genom att erlägga minst tjugo årsavgifter, i båda fallen som engångsavgift.

• Juridisk person kan erhålla ställning som stödjande medlem för tio år i taget genom att för en tioårsperiod erlägga en engångsavgift motsvarande minst trettio årsavgifter. Denna har samma rösträtt som annan medlem. Medlemskapet kan vid utgången av varje tioårsperiod förnyas genom erläggande av en ny avgift motsvarande minst trettio årsavgifter av då gällande storlek.

• Till hedersledamot kan utses person, vilken gjort sig synnerligen förtjänt om föreningen och dess syften. Hedersledamot väljs efter förslag av styrelsen på ordinarie föreningsmöte, varvid 2/3 röstmajoritet erfordras. Hedersledamot erlägger inte medlemsavgift.

§ 3 Föreningens styrelse skall bestå av en ordförande samt lägst sex, högst nio övriga av årsmötet valda ledamöter. Dessutom ingår i styrelsen riksarkivarien i egenskap av självskriven ledamot.

Ordförande väljs av årsmötet för två år. Av övriga valda ledamöter utser årsmötet första gången halva antalet för ett år och de övriga för två år. I fortsättningen väljs hälften av ledamöterna årligen för en period av två år. Avgående styrelseledamot kan omväljas.
Styrelsen utser inom sig vice ordförande, sekreterare och skattmästare.

§ 4 Föreningens räkenskaper avslutas för kalenderår. Räkenskaper och verksamhetsberättelse och protokoll skall vara revisorerna tillhanda senast sex veckor före årsmöte. För granskning av räkenskaperna och styrelsens verksamhet i övrigt utses på årsmötet två revisorer jämte en suppleant.

§ 5 För att bereda val av ordförande och övriga valda styrelseledamöter, revisorer och revisorssuppleant skall finnas en valberedning bestående av tre personer. Valberedningen utses av årsmötet. Minst två av dess ledamöter skall utgöras av personer, vilka inte tillhör styrelsen.

§6 Styrelsesammanträde hålls vid tidpunkter, som bestäms av ordföranden. Kallelse till styrelsesammanträde skall delges ledamöterna minst 14 dagar i förväg. Föreligger brådskande ärende, vars avgörande inte tål uppskov, äger dock ordföranden utsätta sammanträde med kortare kallelsetid. För beslutsmässighet erfordras att minst hälften av samtliga styrelseledamöter är närvarande. Ordförande eller vice ordförande skall alltid vara närvarande.

§7 Medlemmarna kallas till ordinarie föreningsmöte två gånger årligen, under våren respektive hösten. Vårmöte är även årsmöte. Styrelsen kan kalla till extra föreningsmöte. Kallelse till föreningsmöte skall delges medlemmarna minst 14 dagar i förväg och åtföljas av förslag till föredragningslista samt inför årsmötet även årsberättelse med ekonomisk redogörelse.

§8 Vid årsmötet skall förekomma:

1. val av ordförande att leda förhandlingarna;

2. val av sekreterare att föra mötets protokoll;

3. val av två medlemmar att jämte ordföranden justera mötets protokoll samt fungera som rösträknare;

4. fastställande av dagordning;

5. fråga om mötet blivit stadgeenligt utlyst;

6. föredragning av årsberättelsen;

7. föredragning av revisionsberättelsen;

8. fråga om fastställelse av föregående kalenderårs utgående balansräkning;

9. fråga om ansvarsfrihet för den avgående styrelsen;

10. bestämmande av antalet styrelseledamöter utöver ordföranden och riksarkivarien;

11. val av ordförande och styrelseledamöter i den utsträckning som föranleds av paragraf 3 ovan, av punkt 10. i denna paragraf eller av att avsägelse föreligger;

12. val av två revisorer jämte suppleant;

13. val av tre personer i valberedningen. En av dessa skall utses att vara sammankallande;

14. beslut om årsavgift;

15. ev. övriga ärenden.

§ 9 Vid styrelsesammanträden och föreningsmöten förs protokoll, som snarast justeras.

§ 10 Röstning sker vid alla sammanträden öppet, såvida inte sluten omröstning begärs. Vid lika röstetal äger ordföranden utslagsröst. Röstning genom fullmakt är inte medgiven.

§ 11 Förslag till ändring av föreningens stadgar skall skriftligen tillställas styrelsen, som har att bereda och för avgörande hänskjuta förslaget till ordinarie föreningsmöte. För antagande fordras minst 2/3 röstmajoritet.

§ 12 Beslut om upplösning av föreningen skall för att vinna giltighet fattas med minst 2/3 röstmajoritet vid två på varandra följande föreningsmöten. Vid utfärdande av kallelse till dessa möten skall särskilt framhållas, att förslag om föreningens upplösning kommer att bli föremål för omröstning.

Vid beslut om upplösning av föreningen skall samtidigt bestämmas, hur tillgångarna skall disponeras. Därvid skall föreningens syfte beaktas.